Có những nhà quản lý đang phạm sai lầm trong việc thực thi kỷ luật nơi công sở

Đừng bao giờ làm nhân viên mất mặt, ngay cả khi sa thải họ. Bạn phải luôn làm cho nhân viên hiểu rằng, các cuộc thảo luận liên quan đến công việc chứ không phải vấn đề cá nhân.​

Rất nhiều nhà quản lý, ở mọi cấp độ, thường biến một cuộc thảo luận về vấn đề hiệu suất công việc trở thành một cuộc công kích cá nhân. Trong hầu hết trường hợp, việc đó không phải được thực hiện bởi dã tâm mà đơn thuần chỉ là một sự suy nghĩ chưa thấu đáo mà thôi.

Những cách bắt đầu sau thường sẽ biến cuộc thảo luận trở thành thảm họa: "Anh đang mắc quá nhiều sai lầm"; "Tôi không biết vấn đề của anh là gì. Tôi chưa thấy ai xử lý công việc kém như anh"; "Hiệu suất công việc của anh dưới mức tiêu chuẩn đến nỗi chúng tôi không còn từ nào để có thể miêu tả nó"...

Đây là những lời tuyên bố mang tính xúc phạm, nhưng kiểu công kích này lại diễn ra hàng ngày ở bất cứ nơi làm việc nào. Các nhà quản lý có thể sẽ cảm thấy rằng, mình đang nhắm đúng mục tiêu, nhưng họ lại làm cho vấn đề tồi tệ hơn so với bản chất thật sự của nó.

Nhân viên chắc chắn cảm thấy họ đang bị công kích cá nhân. Khi bị tấn công, bản năng của chúng ta là tự vệ và vì thế, những hàng rào bảo vệ của các nhân viên này sẽ luôn được trưng ra. Và cả hai bên đều sẽ phải chiến đấu vượt qua những rào cản tự vệ đó để trở lại vấn đề thực sự. Vậy hãy cho nhân viên thấy bạn tin tưởng họ. 

Bạn có thể nói rằng: "Tôi biết rằng anh rất quan tâm đến hiệu suất công việc trong bộ phận mình". Hãy đề cập kĩ đến hiệu suất công việc dưới tiêu chuẩn bằng cách xem nó như kết quả của một số hiểu nhầm trong cách thực hiện công việc.

Có thể nhân viên đã bỏ lỡ một số vấn đề nào đó trong quá trình đào tạo và điều đó gây ra sự thiếu hiệu quả một cách hệ thống và khiến công việc rơi vào tình trạng không đáp ứng được tiêu chuẩn của công ty. Với cách thức này, bạn đã khẳng định cho nhân viên biết rằng, bạn đang nói về vấn đề hiệu suất công việc chứ không phải về cá nhân.

Nghệ thuật cho và nhận

Bạn chắc chắn nên có một cuộc đối thoại chứ không phải là một cuộc độc thoại. Rất nhiều nhà quản lý chỉ nói và trong khi nói, họ đã gây ra sự oán hận. Bạn cần khuyến khích nhân viên tham gia vào cuộc đối thoại này. Nếu không, bạn sẽ không bao giờ giải quyết được vấn đề này.

Tuy nhiên, hãy cẩn thận, đừng nhiệt tình thái quá. Một số nhà điều hành trong nỗ lực để công bằng tuyệt đối đã thận trọng và khéo léo quá mức cần thiết, lịch thiệp đến mức nhân viên của họ luôn hy vọng sẽ nhận được một sự đánh giá cao hay khen ngợi về hiệu suất công việc của mình.

Bạn cần phải chắc chắn nhân viên cấp dưới của mình hiểu được rằng, làm việc không có nghĩa là để đáp ứng tiêu chuẩn. Dù bạn có nói gì đi chăng nữa thì đó thật sự vẫn là một vấn đề hết sức quan trọng.

Khi tuyển dụng nhân viên mới, hãy tin tưởng và đừng khiến họ trở nên lo lắng. Điều này có thể không phải là vấn đề lớn đối với bạn, nhưng với nhân viên đó, người chưa từng bước chân vào một văn phòng đầy quyền lực, bạn là ông chủ và việc bị gọi tới văn phòng của bạn rõ ràng là một viễn cảnh đáng sợ. Vì thế, hãy làm tất cả những gì có thể để khiến họ cảm thấy thoải mái hơn.

Hãy khuyến khích nhân viên nhanh chóng tham gia những cuộc trao đổi. Bạn nên bắt đầu bằng một câu đại loại như: "Fred, anh đã vào làm việc tại công ty được 3 tháng rồi đấy! Và tôi nghĩ rằng đã đến lúc chúng ta phải có một cuộc trò chuyện xem anh đã thích nghi được với môi trường làm việc này như thế nào. Như anh biết đấy, tôi thật sự quan tâm đến thành công của anh trong công việc hiện tại. Anh thấy mọi thứ đang diễn ra như thế nào?".

Khi sử dụng phương pháp này, bạn đã phần nào khuyến khích một nhân viên không đạt được kết quả công việc kỳ vọng chỉ ra vấn đề của anh ta. Không có gì ngạc nhiên khi một nhân viên học được rằng, những tiêu chuẩn cụ thể sẽ không thể đạt tới được.

Điều ngạc nhiên là một nhân viên không hề biết rằng, công ty đang mong đợi điều gì từ họ. Nếu đúng là trường hợp ấy thì bạn thực sự đang gặp một vấn đề nghiêm trọng - vấn đề về đào tạo và truyền thông.

Loại bỏ những hiểu nhầm

Khi bạn đi sâu hơn vào mỗi cuộc trò chuyện, hãy sử dụng những kỹ thuật có thể giúp đảm bảo nhân viên của bạn biết được công ty đang mong đợi ở họ điều gì. Việc đưa ra phản hồi về những điều mà các bạn đã thống nhất với nhau rõ ràng trở nên rất quan trọng bởi nó giúp tránh được những hiểu lầm trong tương lai về những điều đã được nói ra.

>> Làm nhân viên là cả một nghệ thuật, cách xin ý kiến của sếp quyết định bạn có phải "nghệ sỹ" hay không

Một cách thức khá hiệu quả để đảm bảo việc này là viết một bản ghi nhớ về kết quả của cuộc trao đổi và kẹp vào hồ sơ của nhân viên. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn quản lý khối lượng nhân viên lớn và khi đó, rất có thể là sáu tháng sau, bạn sẽ hoàn toàn không nhớ được nội dung của cuộc trao đổi này.

Tính vượt trội của cá nhân

Giả sử bạn có một nhân viên làm việc hiệu quả nhưng lại không thể đi làm đúng giờ. Rõ ràng việc kỷ luật một nhân viên kém năng lực dễ dàng hơn rất nhiều so với việc kỷ luật một nhân viên như thế này - người mà bạn rất mong muốn giữ lại.

Điều xảy ra trong trường hợp này là nếu bạn cho phép nhân viên đó đi làm muộn hàng ngày thì bạn đang gây ra một vấn đề về kỷ luật với tất cả nhân viên còn lại - những người tuyệt đối tuân thủ giờ giấc làm việc dù bất kể là người đó có thành tích tốt đến mức nào (tất nhiên là điều này không được tính đến nếu công ty của bạn áp dụng khung thời gian làm việc linh hoạt).

Hãy nói chuyện với nhân viên làm việc hiệu quả đó. Một trong những phương pháp tốt nhất là giải thích với họ những rắc rối về vấn đề quản lý mà bạn gặp phải, đó là mọi nhân viên đều lờ đi quy định về giờ làm việc. Bạn không thể cho qua trường hợp như vậy được. Hơn nữa, khi đó nhân viên đó cũng đang gây rắc rối cho chính mình.

Tiếp theo, cả hai có thể thảo luận chi tiết về vấn đề này và bắt đầu tìm kiếm giải pháp. Hãy cứng rắn với những nhân viên hay đi muộn bởi sự việc này sẽ xảy ra ngày càng thường xuyên khiến bạn phải thật sự đối mặt với nó.

Hầu hết những nhân viên tận tụy - những người luôn hoàn thành tốt công việc - sẽ phản ứng tích cực trước các thông báo ấy. Bạn có thể thấy rằng, trong vòng 10 ngày hoặc hơn, họ chắc chắn sẽ đi làm đúng giờ. Khi đó, có thể bạn sẽ cảm thấy vô cùng tự mãn về thành công của bản thân trong công tác quản lý con người. 

Theo Cafebiz.vn